[161]テレワークを効果的に活用する3つのルール

新型コロナウィルスによる外出自粛の影響を受けて、テレワークを導入する企業が増えています。

 

「テレワーク」とは、情報通信技術を活用し時間や場所の制約を受けずに、柔軟に働く勤労形態をいいます。最近で言うと、在宅でzoom等のwebツールを活用しながら仕事をするスタイルです。

 

テレワークを導入していた企業は新型コロナウィルス以前からありましたが、なかなか日本のワークスタイルになじまないとされてきました。

実際のところ、テレワークの課題として以下の意見をよく聞きます。

1.勤怠管理が難しい
顔を合わせないと仕事をしているかどうかのチェックができずに、「サボる」人が増えるのではないか。

2.コミュニケーションが減り生産性が下がる
オフィスにいる時の「ちょっとした時に呼んで話をする」ことができなくなると仕事のスピードが遅くなるのではないか。

3.ハンコが必要となる等物理的に会う必要が出る
社内外でもハンコが必要となるので、どこかで会う必要が出てくる。

 

テレワークを効果的にするためには、そもそもの「働き方」の定義や意識を変える必要があります。一言で言えば、

 

時間管理ではなく、成果(アウトプット)管理

 

一般的には始業時刻と終業時刻が決まっていて、その時間は会社にいることが求められます。

一日の成果はもちろん必要ですが、それよりも「会社にいる」ということが大切とされているところがあります。

同じ空気の中で同じ時間を共有して顔を合わせている「安心感」があります。

テレワークの場合、その安心感がなくなるので、上記の1や2のような「仕事をしない社員が増えるしコミュニケーションも不足するので生産性が下がる」という不安感を得がちです。

 

例えば、以下のような考え方で上司部下とのコミュニケーションをしてみてはいかがでしょうか。

 

1.業務の成果を一日単位から一週間単位にする
・「今週のto do(すること)」「今週目指すアウトプット(成果)」を決め、翌週に「先週したこと」「アウトプット」「先週やり残したこと」を報告する。
・先週の報告を受け、今週の予定を追加修正する

2.日々のコミュニケーションはチャットツールを活用する
・ちょっとしたコミュニケーションはslackやchatwork等のチャットツールが便利です。在宅の場合、相手の状況がつかめないので、電話等だと返って円滑なコミュニケーションができない場合があります

3.コミュニケーションルールを決める
・顔が見えない分、レスポンスは何より重要となります。「〇時間以内に何らかのレスポンスを返す」ことをコミュニケーションルールとするといいです
・あらかじめ「〇時から〇時はレスが遅くなります」等の一日スケジュールを共有しておくと、円滑なコミュニケーションができます

 

今後は企業の働き方が大きく変わる可能性があります。ぜひテレワークを有効に活用くださいね。

 

 

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